Un samedi particulier

Samedi 22 janvier 2021 : une date un peu spéciale pour l’équipe des violets du groupe !
Spéciale ? Comment ça ?
Une activité ? une réunion de préparation ? une réunion d’enfants ?
Rien de tout cela !
Ce qui rend fébrile notre petite équipe de « violets », c’est que notre groupe a eu la « chance » d’être tiré au sort ! Tiré au sort pour un audit financier du groupe.

Un audit financier c’est quoi ? Ça sert à quoi ?
Un audit, c’est :

• pour les Scouts et Guides de France, le moyen de faire valider les comptes de l’association par la Cour des Comptes,
• pour vérifier que l’ensemble des dispositifs du Centre National sont bien mis en place et bien utilisés au sein du groupe,
• une manière de voir si les pratiques financières des groupes sont correctes,
• pour apporter les bons outils pour continuer dans une gestion saine,
• et pour, bien sûr, toujours faire mieux.

Ce samedi, c’est donc une équipe de groupe presque au complet qui a rendez-vous, à la Maison du Scoutisme de Créteil, avec le commissaire aux comptes (et son assistant), l’équipe du Territoire du Bois de la Marne, lui aussi audité mais dans l’après-midi et trois responsables du National. Solène, notre trésorière, est un peu tendue, et cela depuis l’annonce de cet audit, il y a quelques semaines. On le comprendra très bien : c’est « impressionnant » ! Pour une première année, seule aux commandes de la trésorerie du groupe (l’an dernier, elle était encore épaulée par Catherine), elle se retrouve auditée ! De quoi mettre un peu la pression. Mais l’équipe l’épaulera pour cette « nouvelle aventure ». C’est avec l’aide des responsables de groupe et de Vanessa, la secrétaire, qu’ils vont préparer cet audit une semaine avant. En effet, le national a envoyé, quelques temps auparavant, un courrier avec les différents points que le commissaire aux comptes abordera. Nous pouvons donc anticiper les réponses aux différentes questions qu’il nous posera, et préparer les pièces administratives et comptables demandées.

9h30.

C’est un accueil aux petits soins par le Territoire : Béatrice, la responsable administrative et financière du Territoire a apporté des viennoiseries pour réconforter les troupes ; Pascal et Timothée, de l’équipe «matériel» du Territoire, ont préparé le café et prépareront pour tous le repas de ce midi. Merci à eux.

10h15.

Il faut commencer. Début avec une série de questions pour cerner la réalité de notre groupe : nombre d’adhérents, de jeunes, des chefs et cheftaines, les locaux, le matériel… Puis on passe à la réalité financière du groupe : cartes bleues, chéquiers, caisse ou pas, mode de fonctionnement, rentrées d’argent, budget, nos pratiques financières… Tout y passe. Beaucoup de points abordés qui suscitent de nombreuses réflexions et discussions très intéressantes pour notre équipe de groupe, et qui nous font réfléchir sur l’amélioration de nos pratiques.

12h30.

Près de deux heures et demi d’échanges.

C’est le moment de passer à l’étape suivante : la vérification des pièces comptables. Le commissaire aux comptes veut vérifier que les lignes de comptes de la banque, des relevés et de notre livre de compte correspondent bien, et qu’à chaque achat ou dépense, le groupe a bien une facture, une preuve d’achat !

C’est là qu’on voit que les comptes sont bien faits et que le livre de comptes est très bien tenu : à chaque demande du commissaire, Solène retrouve rapidement la facture correspondante. Même si des fois certaines lignes des relevés regroupent parfois plusieurs opérations et que c’est plus difficile ! … notre trésorière de choc est au taquet et retrouve les correspondances et les preuves d’achat.

Le commissaire reconnaitra d’ailleurs la bonne tenue des comptes et la rigueur de la trésorerie de notre groupe : un grand BRAVO et MERCI à Solène, notre trésorière de cette année… mais aussi à Catherine, trésorière du groupe encore l’an dernier (en doublon avec Solène).

Il faut aussi féliciter les chefs et cheftaines, responsables des comptes sur leur unité et qui tout au long de l’année, et du camp, gèrent les finances de leur unité (en collaboration avec Solène) et recueillent précautionneusement les factures et preuves d’achat. BRAVO et MERCI aussi à eux !

Le commissaire aux comptes a souligné l’importance et même l’obligation de cette rigueur dans la tenue des comptes et la récupération et la conservation des factures. Il faut donc continuer sur notre lancée et même faire mieux !

Bien sûr, on ne va pas vous dire que tout était parfait : on peut toujours faire mieux ! Il y a encore des progrès à faire mais le commissaire aux comptes et l’équipe du Territoire étaient contents… et nous aussi...

Et Solène… soulagée !